İş seyahatinde tasarruf etmenin 9 yolu

Son birkaç yıl, çoğu şirket için yüz yüze görüşmenin neden çok önemli olduğu konusunda bir ders oldu. Müşteri edinmeden geniş bir alana yayılmış ekipleri yönetmeye kadar, %86 Ankete katılan işçilerin yüzdesi hissettiklerini iddia etti rollerinde başarılı olmak için seyahat şarttı.

Rekabet üstünlüğünü korumak isteyen kuruluşlar, ekiplerini tekrar yola koymak için hızlı davrandı. bu Yalnızca 2022’nin ilk çeyreği, 2021’in yarısından daha fazla kurumsal seyahat rezervasyonu gördü.

Ama kolay değil. İş seyahatinde tasarruf etmek, yalnızca yeni bir üst düzey yaklaşımı değil, tüm çalışanların çabasını gerektirir. Yıllık maliyetlerle uğraşmak isteyen finans yöneticisinden, ayrıntılarla boğulmuş ve iş arkadaşlarını memnun etmek isteyen seyahat yöneticisine, bir tutam içinde daha fazla harcama yapma ihtiyacı hisseden yorgun gezgine kadar bu bir ekip çalışmasıdır.

Tüm ekibinizi bir araya getirmenin açık ve kullanışlı yollarının bir listesini hazırladık.

1. Daha düşük ve daha iyi uçuş envanterine erişin

Seyahat maliyetlerini hemen düşürmeye başlamanın en iyi yollarından biri, daha iyi uçuş envanteri elde etmektir.

Kurumsal seyahat acenteleri kullanan veya eğlence amaçlı seyahatler için tasarlanmış web sitelerinde rezervasyon yapan işletmeler büyük zamanları kaçırıyor.

Çok önceden rezervasyon yapmak, son dakika rezervasyonu yapmak, EasyJet ve Norveç gibi bütçe dostu taşıyıcıları kullanmak…Tüketicilerin kollarında seyahatten tasarruf etmek için tonlarca hile var ve işletmeler eski kurumsal seyahat çözümlerine takılıp kaldıklarında, maliyet fırsatlarından yoksun kalıyorlar. tasarruf.

Artık işletmelerin de bir numarası var: TravelPerk. TravelPerk, yüzlerce en iyi seyahat ağını entegre ederek tek bir yerde kurumsal fiyatlar için rezervasyon yapmak için dünyanın en büyük envanterini sunar.

2. Seyahat esnekliğini teşvik edin

Çalışanın bir müşteriyi ziyaret etmesi veya yeni bir ofisi çalıştırması fark etmeksizin, etkinlik tarihlerinde bir miktar esneklik olabilir. Bir seyahat müdürü, ofis müdürü veya yönetici asistanı bir çalışan için yeni bir seyahat rezervasyonu yaparken, herhangi bir kıpırdama odası olup olmadığını bilmeleri gerekir. Ve neredeyse her zaman var.

Çalışanlar, ister standart bir talep formunda ister yeni rezervasyonlar için e-posta yoluyla olsun, yeni rezervasyon talep ettiğinde, çalışanların önceden seçenekler sunabilmesi için tercih sırasına göre 3 varış ve ayrılış talep edin.

O kıpırdama odasını keşfetmek uçuşlarda ve otellerde %50’ye varan tasarruf anlamına gelebilir. Daha da iyisi, çalışanların kurumsal bir rezervasyon aracı aracılığıyla kendi seyahatlerini rezerve etmelerine izin vermek, gezginlerin daha fazla görünürlük ve kontrol elde etmelerine yardımcı olarak, tüm e-postalar arasında gidip gelmeden paradan tasarruf etmek için programlarını optimize etmelerine olanak tanır.

Ancak, en iyi organizasyonda bile planlar bazen değişir. Müşteri toplantıları iptal edilir veya yeniden planlanır, çalışanlar hastalanır. TravelPerk tarafından sunulan FlexiPerk gibi bir çözüm, kurumsal yolculara mevcut en cömert iptal politikalarını sunar.

FlexiPerk ile seyahat düzenlemelerinin %100’ü iade edilebilir. Gezginler, uçuştan iki saat öncesine kadar tek bir tıklamayla planlarını hiçbir soru sorulmadan iptal edebilirler. Diğer esnek ücretlere kıyasla minimum %80 geri ödeme garantisi ve işletmelere ortalama %40 tasarruf sağlayan seyahat yöneticileri ve finans ekipleri, bir daha asla son dakika değişikliklerine büyük meblağları kaybetme konusunda ter dökmek zorunda kalmazlar.

3. Kurumsal bir seyahat politikası oluşturun

Kurumsal bir seyahat politikasına sahip olmak çok önemlidir. Bu parametreler olmadan bir çalışan, planladığı seyahat programının bütçe ve diğer şirket beklentileri dahilinde olup olmadığını muhtemelen bilemez.

Başarılı bir seyahat politikasına nelerin dahil edilmesi gerektiğini tam olarak bilmek zor olabilir. TravelPerk’te, biz dakikalar içinde bir kurumsal seyahat politikası uygulamanıza yardımcı olabilecek özelleştirilebilir bir şablonancak genel olarak kurumsal seyahat politikaları, şirketin aşağıdaki gibi unsurlar üzerindeki konumunu özetlemelidir;

• Hava yolculuğu, konaklama, araç kiralama ve diğer ulaşım için kabul edilebilir iş seyahati harcaması.
• Ekonomi sınıfına karşı işletme sınıfı uçuş rezervasyonu yapan çalışanlarla ilgili kurallar.
• Kurumsal seyahat için otel, uçak bileti ve diğer yer düzenlemeleri rezervasyonu için onay süreci.
• İzin verilen harcırah giderleri ve işletme kredi kartı verilip verilmeyeceği.
• Geri ödeme ve gider raporlama süreçleri.

Kurumsal seyahat politikaları açık, özlü ve erişimi kolay olmalıdır. Ancak herhangi bir şirket politikası gibi, büyümeleri ve işin ihtiyaçlarına uyum sağlamaları gerekir.

TravelPerk gibi çevrimiçi araçlar sayesinde finans ve seyahat yöneticileri artık seyahat politikalarını masaüstü ve mobil cihazlarda rezervasyon sürecine dahil edebilir; onay sürecini otomatikleştirmeye yardımcı olur.

Y kuşağı çalışanlarının %72’si kendi iş seyahati planlarını rezerve etmekle yetinirken, otomatik onaylar, çalışanların düzenlemeler üzerinde özerkliğin tadını çıkarırken bütçeyi aşmamasını kolaylaştırır.

4. Uyumluluk konusunda net olun

Kurumsal seyahat politikalarını rezervasyon sürecine entegre ederek ve onay sistemlerini otomatikleştirerek, TravelPerk kuruluşlara yardımcı olmayı başardı. ulaşmak %95 uyumluluk oranı online rezervasyon platformu ile.

Bir çevrimiçi rezervasyon aracıyla finans ve seyahat yöneticileri net onay süreçleri oluşturabilir. Belki de hala her güzergahta gözünüze sahip olmak istiyorsunuz. Ya da en iyi fiyatı ve meşgul yöneticiler için boş zaman ayırmanızı sağlamak için seyahat politikanız dahilindeki seyahatlerin otomatik olarak onaylanmasından memnun olabilirsiniz. İstediğiniz kontrol düzeyi ne olursa olsun, yalnızca birkaç tıklamayla basit iş akışları oluşturabilirsiniz.

Ancak yine de herhangi bir seyahat politikasının kapsamı dışında kalan bazı iş gezileri olacaktır. Örneğin, bazen kısa süreli yolculuklardan kaçınılamaz. Önemli bir müşteri bir kriz toplantısı düzenler veya satış ekibi potansiyel bir liderle tanışma fırsatı yakalar.

Otomatik süreçler, bu politika dışı seyahat düzenlemelerinin onaylanmasına yardımcı olabilir. Seyahat planlarını bir gelen kutusunun girintilerine havale etmek yerine, bir çevrimiçi rezervasyon aracı, uygun olmayan seyahatleri tahsis edilmiş boş kanallar aracılığıyla ilgili personele işaretleyebilir.

5. KDV tasarruflarınızı basitleştirin

Kuruluşunuz KDV ödemek için kayıtlıysa, seyahat harcamalarınızda yapılacak birçok tasarruf vardır. Vergi yetki alanınıza bağlı olarak, uçak biletleri, otel odaları ve diğer kara taşımacılığı, iş seyahati masrafları olarak mahsup edilebilir.

Ancak, KDV tahsilatı süreci genellikle seyahat yönetiminin karmaşık ve zaman alıcı bir yönüdür. Çalışanlarınızın harcırah harcamalarını kaldırmaya ve KDV makbuzlarını toplamaya çalışmak bir kabus olabilir. Birçok işletme, meşru harcamaları ve getirdikleri tasarrufları talep etme konusunda kaybeder. Bir işletme sahibi olarak gereksiz yere gelir kaybetmekten daha sinir bozucu bir şey yoktur. Bir KDV hesaplayıcısı, ne kadar geri talep edebileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir.

TravelPerk’te, ayrıntılı raporlarımız ve kullanışlı KDV hesaplayıcımız sayesinde yıllık iş seyahati maliyetlerinizde %20’ye varan oranda tasarruf etmenize yardımcı olarak KDV tahsilat sürecini sizin için kolaylaştırıyoruz. Bugün bir demo talep edin ve kuruluşunuzun ne kadar tasarruf edebileceğini görün.

6. Seyahat harcaması trendlerini takip edin

Bilgi Güçtür. Hane bütçesinden tasarruf etmek isteyen bir tüketicinin gelirlerini hangi harcama kategorilerinin yuttuğuna dair bilgiye ihtiyacı olması gibi, bir işletmenin de iş seyahatinin hangi yönlerinin diğerlerinden daha fazla iğneyi hareket ettirdiğini anlaması gerekir.

İşte sormak isteyebileceğiniz bazı sorular:

• En çok harcamayı hangi gezginler yapıyor?
• Havalimanı ulaşım maliyetlerinde, wifi ücretlerinde vs. ne gibi iyileştirmeler yapılabilir?
• X ekibinin yıllık seyahat bütçesini korumak için 4. çeyrekte hangi değişikliklerin yapılması gerekiyor?

Her işletme ister kurumsal seyahat bütçelerini optimize etmek ve yardımcı olacak verileri elde etmek zor olmamalı.

Harcama çözümünüzle entegre olacak ve çalışanların zamanını en aza indirmek için raporları otomatik olarak oluşturacak bir seyahat rezervasyon aracı kullanın. Ardından, eğilimleri belirlemek ve bütçenizi zaman içinde optimize etmek için bu verileri kullanın. Adaleti artırmak ve genel seyahat harcamalarını kontrol altına almak için hangi şehirlerin ve gezilerin daha düşük bütçelere ihtiyaç duyduğunu ve hangilerinin daha yüksek harcama gerektirdiğini belirleyebilirsiniz.

7. Mümkünse toplu veya ortak ulaşımı kullanmayı savunun

Çok yaygın ve başlangıç ​​aşamasında kolay olan bir seyahat harcaması, büyük şehirlerde araba kullanmaktır. Çalışanları araba kullanmak ve fahiş park ücretleri ödemek veya taksiye binmek yerine toplu taşıma araçlarını kullanmaya teşvik etmek, kârlılığınız ve çevre için daha iyidir.

Çalışanlar aynı yerden bir etkinliğe giderken, ayrı ulaşıma gerek yoktur. Toplu taşıma bir seçenek değilse, Uber’in birden fazla araba ayarlaması yeterince kolaydır.

Bu önlemleri almak her zaman mümkün değildir, ancak mümkün olan her yerde ekiplerinizi gereksiz iş seyahati masraflarına şirket parasını boşa harcamamaya ikna etmelisiniz.

Bu bizi güzel bir şekilde 8 numaraya götürüyor…

8. Şeffaf olun ve bütçeyi aşmamak için teşvikler sunun

Seyahat maliyetlerini düşürürken, çalışanların acısını azaltmak önemlidir. Çabaya yatırım yapıldığını hissetmeleri için “NEDEN”i bilmeleri gerekir.

Örneğin, sahip olduğu uzak bir şirket yıllık yüz yüze inziva konferans gezilerinin neden olabildiğince ucuz olması gerektiğini çalışanlara iletmesi gerekebilir – bu nedenle yıllık inziva herkes için daha keyifli bir deneyim olur.

Her şirkette farklı bir “NEDEN” olacaktır. Şeffaflığı artırmak o kadar alakalı değilse, belki teşvikler yardımcı olabilir. Seyahat yöneticileri, bütçeyi aşmayanlara ekip öğle yemeği veya kilometre puanı gibi ikramiyeler verme yetkisine sahip olduklarında, bütçeyi yaratıcı bir şekilde kısmaya yardımcı olabilirler.

9. Tasarruf konusunda bilgili olun konaklama

Kuruluşunuzun politikası esas olarak birkaç favori otel zincirine dayanıyorsa, seyahat masraflarınızda büyük tasarrufları kaçırıyor olabilirsiniz. Şubeleşmek ve Airbnb gibi farklı seçenekleri değerlendirmek daha uygun maliyetli olabilir ve çalışanlarınız için daha iyi bir seyahat deneyimi sağlayabilir. Özellikle uzun süreli konaklamalar için iş seyahatinde olanlar, daha sağlıklı yemek yiyebilmek için mutfağa erişmeyi tercih edebilir veya çalışmak için geleneksel olarak bir otel odasında bulunandan daha fazla alana sahip olmak isteyebilir.

TravelPerk ile konsiyerj ekibimiz Airbnb rezervasyonlarında yardımcı olabilir. Bütçeyi aşmamayı, kurallara uymayı kolaylaştırır ve ekibinize seyahat düzenlemelerinde daha fazla esneklik sağlar. En sevdiğiniz otel zincirinde bir haftalık konaklamayı bir daire kiralamakla karşılaştırın ve tasarruflardan hoş bir şekilde şaşırabilirsiniz.

Ancak Airbnb kiralamaları her iş gezisi için uygun değildir. Gideceğiniz yerde uygun seçenekler olmayabilir veya kısa süreli konaklamaların maliyeti yerel otellerle aynı seviyede olabilir. Bu durumlarda, özellikle aynı yere düzenli olarak seyahat ediyorsanız, kurumsal bir oda fiyatı üzerinde pazarlık yapmak veya bir kredi kartı veya otel sadakat programı ile seyahat ödülleri toplamaya odaklanmak daha uygun maliyetli olabilir.

Alternatif olarak, seyahat yöneticileri, otel zincirleriyle anlaşmalı bir seyahat yönetimi şirketi kullanarak yoğun iş yüklerini azaltabilir ve kuruluşlarına para kazandırabilir. TravelPerk’te, mevcut en büyük konaklama envanterine sahibiz, ayrıca kullanıcılarımız mevcut anlaşmalı fiyatlarını platformumuza yükleyebilir.

sonuçta, seyahatten tasarruf etmek bir ekip işidir.

Bütünsel olarak düşünerek ve her çalışanın nasıl yardımcı olabileceğini ortaya çıkararak, iş açısından kritik tüm seyahatlere çıkarken paradan tasarruf etmek mümkündür.

İster tüm organizasyonu planlayan bir seyahat yöneticisi, ister şirketinizin kârlılığına odaklanan bir finans ekibi veya daha sorunsuz dahili süreçler arayan bir operasyon başkanı olun, TravelPerk kurumsal seyahatin her yönünü düzenlemenize yardımcı olabilir.