Nihai ekip saha dışı gündem şablonu

TravelPerk’te bizim gibiyseniz, tesis dışında iyi bir yıllık (veya şanslıysanız, iki yılda bir) ekibi seversiniz. Bu, birlikte çalıştığınız insanlarla bir araya gelmek, ilham almak, hedefleri aynı hizaya getirmek, birkaç hatıra oluşturmak ve büyük olasılıkla en az bir iş arkadaşınızın tamamen giyinik olarak havuza atlamasına tanık olmak için harika bir fırsat. Ah evet, bizim başımıza geldi.

“En iyi ekip dışı sahalar” için arama yaptığınızda, normalde kırsal bir inzivada, bir tür su kütlesinin yanında oturan ya da yetişkin olarak çocukluk oyunları oynayan mutlu iş arkadaşlarının kameraya gülücükler saçan resimlerini bulursunuz. Ve konum, ekip oluşturma oyunları, yemek ve olanaklar gibi şeyler bir site dışında yapabilir veya bozabilir – aslında onu gerçekten farklı kılan planlamadır. En sevdiğiniz pasta gibi bir yer dışında düşünün – tüm malzemelere sahip olmak yeterli değildir, hepsini kabarık ve lezzetli hale getirmek için doğru şekilde ve doğru sırayla karıştırmanız gerekir.

Bu yüzden size saha dışında olabilecek en iyi ekip için gizli tarifimizi vermeye karar verdik. Tesis dışı ajandanız tüm etkinliğin anahtarıdır, işte nasıl başlayacağınız.

Zemin hazırlamak

Tesis dışı toplantı gündeminizin özüne girmeden önce, önce büyük resmi görmeniz gerekir. Bu heyecan verici etkinliği planlamaya başlarken kendinize şu soruları sorun:

1. Bu etkinliğin ne kadar sürmesini istiyorsunuz?
   Normalde 1 gece konaklama ile 2 gün öneriyoruz. Bundan daha azı, onu saha dışından ziyade daha sıradan bir ekip oluşturma etkinliği yapar ve çok daha uzun olan herhangi bir şey, iş arkadaşınızın kişisel zamanını çok fazla alabilir. Bu bizim tatlı noktamız!
2. Tesis dışının ne zaman gerçekleşmesini istiyorsunuz?
   Haftanın doğru gününü seçmek, gitmek için doğru mevsimi seçmek kadar önemlidir. Merkezimiz Barselona’da olduğundan deniz ve güneşten yararlanmayı seviyoruz. Bu nedenle, ana iş yerlerimizi Eylül ve Ekim aylarında çalıştırma eğilimindeyiz – tatillerden hemen sonra, böylece insanlar güzel ve dinlenmiş olur, ancak üçüncü çeyreğin o kadar ilerisinde değil ki, insanlar çalışmaktan bunalmış durumda. Ayrıca perşembeden cumaya kadar saha dışında çalıştırmanızı öneririz. İnsanlar haftanın sonuna doğru daha hevesli olma eğilimindedir ve bu şekilde hafta sonlarından zaman ayırmamış olursunuz!
3. Tesis dışınız nerede gerçekleşecek?
   Alış noktanıza çok yakın veya çok uzak olmayan bir yer seçtiğinizden emin olun. İnsanların savrulduklarını hissetmelerini istiyorsunuz ama Timbuktu’ya gönderiliyormuş gibi değil.
4. Ne tür bir site dışı olacak?
   Yani, bunun öncelikle takım arkadaşları için bir bağ kurma deneyimi olmasını mı yoksa daha stratejik bir bileşeni mi içerdiğine karar vermelisiniz. “Her ikisi de” tamamen meşru bir cevaptır! Örneğin, gelecek yıl için hedefleri, hedefleri ve stratejileri tartışacağınız harika bir başlangıç ​​planlayabilirsiniz – ve ilerledikçe birkaç eğlenceli ekip oluşturma etkinliği serpebilirsiniz!
5. Bütçeniz nedir?
   Bütçenize dikkat edin. Fazla veya eksik harcamak çok kolaydır ve her iki durum da saha dışınızın ölümü olabilir. Size verilen parayla neler yapabileceğinizi anlayın ve onu kullanırken kutunun dışında düşünmeye çalışın!
6. Kim katılıyor?
   Bu aptalca görünebilir çünkü bariz cevap “tüm ekip”. Ama aslında, bu o kadar kolay bir soru değil. Çalışanları farklı durumlarda düşünmelisiniz – örneğin, müteahhitleri iş yerinize dahil ediyor musunuz? Birden fazla takım arasında oturan meslektaşlarınız ne olacak? Farklı merkezlerden ekip üyeleriyle ne yapıyorsunuz? Site dışınızın kim için olduğuna dair parametrelere karar vermeli ve buna göre ayarlamalısınız.

Tek ve tek tesis dışı ekip toplantısı gündem şablonumuz

Gitmeden önce

• Bir Slack kanalı kurun ekibiniz için, yaklaşan saha dışı ile ilgili herhangi bir soruyu önceden sorabilecekleri. İnsanlar, özellikle etkinliğiniz bir gecelik bileşen içeriyorsa, şüphesiz size bir şeyler sormak isteyeceklerdir.
• Hoparlörlerinizi sıralayın. Tesis dışı bir ekip toplantısının ana amaçlarından biri, o ekipteki herkesin diğer herkesin ne yaptığı konusunda görünürlük kazanmasıdır. Bu nedenle, her bir “alt ekipten”, neler yaptıklarını ve bundan sonra ne olacağını açıklamak için biraz yayın süresi elde etmek için bir konuşmacı almanız sizin için önemlidir.
• Belirlenmiş bir not alıcı atayın. Bu oturumları dijital olarak veya insanlardan ekip için not almalarını isteyerek kaydetmek her zaman yararlıdır. İş arkadaşları günlük işlerine geri döndüklerinde ve bir eylem planı geliştirmeye başlamaları gerektiğinde toplantı tutanakları çok faydalı olacaktır!

1.gün

perşembe sabah erken

• Takımın parlak ve erken buluşmasını sağlayın (ama çok erken değil, resimlerde huysuz yüzler istemezsiniz) ulaşımla alınacakları belirlenmiş bir yerde. Kalkıştan önce onlara varmaları için 15 dakikalık boşluk bırakın!
• Varışta kahve ve atıştırmalıklar için zaman ayırın. İnsanlara check-in yapmaları, odalarına yerleşmeleri için zaman tanıyın ve daha rahat ve hoş karşılanmalarını sağlamak için onlara kahve ve atıştırmalıklar sağlayın. Ve üzerlerinde çikolata olmayan sıkıcı bisküvileri almayın!

Perşembe sabah geç – öğleden sonra

• Herkesi tek bir yerde toplayın. Normalde konferans odası tarzı bir kurulum, önümüzdeki oturumlar için en iyi ve en rahat olanıdır. Herkesin oturacak bir yeri olduğundan emin olun ve onlara bir defter, birkaç kalem ve su şişeleri sağlayın.
• Gündem maddelerini gözden geçirerek başlayın. Ekibinize bir sonraki günden ne beklemeleri gerektiğini söyleyin ve sorular için zaman ayırın.
• Birkaç buz kırıcı oyunla topu yuvarlayın! Kahoot gibi uygulamalarda eğlenceli bir test hazırlamak, insanları gerçekten olayların akışına sokabilir. Onlara diğer ekip üyeleri ve şirket gerçekleri hakkında sorular sormak, insanların birbirini tanıması için eğlenceli bir yol olabilir! İki gerçek bir yalan gibi oyunlar da düşünebilir, o çocukluk fotoğrafını tahmin edebilir ya da kötü bir şaka yarışması yapabilirsiniz!
• Öne çıkan seanslarınıza başlayın. Her ekibe, yaptıklarıyla ilgili geriye dönük incelemeler yapmak, devam eden veya yaklaşan önemli projeleri vurgulamak, planladıklarını paylaşmak veya sizi önemli ölçütlere yönlendirmek için sabit bir süre verin. Her biri için yaklaşık 30 dakika hile yapmalı! Bu seanslardan 2-3 tanesiyle başlayın.

Perşembe öğleden sonra – erken akşam

• Öğle yemeği için mola! İnsanları arka arkaya 6 saatlik sunumları dinlemeye zorlamaya çalışmayın. Yaklaşık 2,5 – 3 saat sonra, sohbet etmeleri ve yakıt ikmali yapmaları için bir saatlik öğle yemeği molası verin.
• Öne çıkan oturumları devam ettirin. Öğle yemeğinden sonra 2-3 spot ışığı seansı ile devam edin. Her ekibe planladıklarını sunmaları için yeterli zaman verdiğinizden emin olun ve her oturumun sonunda sorular için birkaç dakika bırakın.
• Bir yaratıcı grup etkinliği çalıştırın. Ekibinizi 5 veya 6 kişilik daha küçük gruplara ayırın ve onlara zorlu ve yaratıcı bir görev verin. Bu, yaklaşan bir proje hakkında basit bir beyin fırtınası oturumundan hayali bir durum için tam ölçekli bir stratejik planlama oturumuna kadar her şey olabilir. Buradaki fikir, insanları günlük olarak birlikte çalışmadıkları ekip üyeleriyle karıştırmak ve onlara kutunun dışında düşünmeleri için bir meydan okuma vermektir. Bu, birbirleriyle bağlantı kurmalarına gerçekten yardımcı olacak ve problem çözme becerilerini geliştirecek!
• Günün işini tamamlayın. Günün çalıştay oturumlarını, o gün ele alınanların kısa bir özetiyle bitirin. İnsanları o akşam onlar için nelerin beklediğini gözden geçirin ve ertesi gün için eylem öğelerinize dokunun.

Perşembe akşamı

• İnsanlara biraz boş zaman verin. Gün yoğun geçti – bir molayı hak ediyorlar! İnsanların odalarına dönmesine, tazelenmesine, kestirmesine veya ailelerini aramasına izin verin. Zaten kaç tanesinin bu zamanı birlikte takılmak için kullanmaya karar vereceğine şaşıracaksınız!
• Akşam yemeği için insanları bir araya getirin. İnsanları beslemeyi unutmayın! Eğlenceli bir akşam yemeği, atölye çalışmasının ve ekip oluşturmanın heyecan verici ilk gününü tamamlamanın harika bir yoludur. Ayrıca, liderlik ekibi üyelerinin daha rahat bir ortamda birkaç kelime söylemesi ve insanları gelecek için gerçekten motive etmesi için mükemmel bir fırsat.
• Parti zamanı. Kabul edelim. Takım arkadaşlarınız parti yapmak istiyor. Bu, bir şirketin veya ekibin saha dışındaki en büyük avantajlarından biridir! Burası, insanların OKR’ler hakkında düşünmeden ve konuşmadan, toplantı planlamadan ve iş akışlarını optimize etmeden arkadaşlıkların gerçekten yeşermeye başladığı ve anıların kurulduğu yerdir.

2. gün

Cuma sabahı

• Güne ekip kahvaltısı ile başlayın. Çok erken yapmayın ve önceki gece partiden kurtulmak için insanların biraz uyumasına izin vermeyin. Tavsiyemiz, insanları sabah 9-10 gibi bir araya getirmek ve onlara doyurucu bir kahvaltı vermek!
• Eğlenceli bir ekip oluşturma etkinliği gerçekleştirin. Alışılmışın dışında düşünün ve insanlara yeni ve ilginç bir şeyler yaptırın! Belki ormanda bir çöpçü avıdır. Belki de konaklama binanızın çatısından bir yumurta bırakma yarışmasıdır. Belki de bir insan düğümüdür. Her iki durumda da, insanların yaratıcı bir şekilde hareket etmesini ve düşünmesini sağlayın!
• Bırakın insanlar eşyalarını toplasın ve isteğe bağlı bir öğle yemeği sağlar. Bırakın insanlar saha dışındaki işlerini kendi yöntemleriyle tamamlasınlar. Bazıları, takım arkadaşlarıyla birlikte hafif bir öğle yemeği yemek isteyebilir. Diğerleri eğlenceyi sürdürmek ve meslektaşlarıyla yürüyüşe çıkmak isteyebilir. İnsanlara etkinliği istedikleri gibi bitirme seçeneği sunun.
• Herkesi eve geri götürün! Herkesin belirlenen kalkış saatinden haberdar olduğundan emin olun. Herkesin her şeye sahip olduğundan emin olmak için her zaman 10-15 dakika boşluk bırakın. Etkinliği stressiz bir şekilde bitirin!

Olaydan sonra

Etkinlik sona erdiğinde, herkesin deneyimden en iyi şekilde yararlandığından emin olmak için yapmanız gereken birkaç şey var:

• Bir takip e-postası gönder bu etkinlik hakkında geri bildirim isteyen herkese. Neyi doğru yaptığınızı ve iyileştirme için yer olduğunu anlayabileceğiniz kısa bir anketin bağlantısını ekleyin.
• Toplantı notlarını paylaşın tüm ekiple yapılan ilgi odağı oturumlarından. Takımlar önümüzdeki çeyrek için plan yapmaya başladığında hiç şüphesiz işe yarayacaklar!
• Herkese bir fotoğraf klasörüne erişim izni verin. Etkinliklerden fotoğraflar her zaman insanların yüzünü güldürür!
• Bütçenizi dikkatlice gözden geçirin gerçeğinden sonra. Finans ekibiniz için ve yaklaşan etkinlikler için kendi referansınız için tüm makbuzları ve faturaları saklayın.
• Bir sonraki etkinliğiniz için hazır olun!