Şirket geri çekilme maliyetleri: bütçe dahilinde nasıl kalınır

Bir şirket veya kurumsal bir geri çekilme düzenlemek, aynı anda hem çok heyecan verici hem de zorlayıcı olabilir. Size yaratıcı olma, iş arkadaşlarınızın nelerden hoşlanacağını düşünme ve onlara anılarla dolu bir etkinlik oluşturma fırsatı verir. Ancak aynı zamanda önemli bir zaman taahhüdü, kapsamlı lojistik planlama ve maliyetleri yönetme ihtiyacı anlamına gelir.

Bütçeyi aşmak, her etkinlik planlayıcısının varlığının belasıdır. İster büyük, çok uluslu şirketiniz için bir etkinlik düzenliyor olun, ister gelişmekte olan girişiminiz için, bir sonraki şirket inzivanızı bütçelemek, etkinliği gerçekleştirecek veya bozacak şeydir. Öyleyse, inanılmaz bir şirket geri çekilmesi için bazı bütçeleme temellerine bir göz atalım.

Her şey konum, konum, konumla ilgili

Ve hayır, henüz mekanlar hakkında konuşmaya başlamadık. “Lokasyon” dediğimizde tam anlamıyla şehir, kasaba, il, ülke, deniz, dağ, gezegen, neye sahipsiniz, şirketinizin saha dışında nerede yer alacağını kastediyoruz. Farklı lokasyonlar, hem o lokasyonda olmanın bedeli hem de oraya gitmenin maliyeti açısından kökten farklı maliyetler anlamına gelecektir.

Bunun hakkında düşün. Diyelim ki, çalışanlarınızı gerçekten Paris’e bir gezi ile şımartmak isteyen Tallahassee merkezli bir şirketsiniz. Öncelikle – iyi iş çıkardınız, açıkçası sizin için işler oldukça iyi gidiyor. Ama ikincisi, Paris Avrupa’nın en pahalı şehirlerinden biridir. Şehirde ulaşımın maliyeti, restoranlarda yemek, konaklama ve daha fazlası, bu muhteşem tatil için bütçenizi belirlerken göz önünde bulundurmanız gereken faktörlerdir.

Muhteşem geri çekilme mekanınız

Kabul edelim. Herkes muhteşem bir inzivaya çıkmak ister ve bunun son derece önemli bir bileşeni de mekandır. İster bir kaplıca beldesinde bir gece geçiriyor olun, ister gün için dönüştürülmüş bir fabrika etkinlik alanı kiralıyor olun, mekan, iş arkadaşlarınızın muhtemelen en çok hatırlayacağı şeylerden biridir.

Tabii ki, muhteşem bir inziva yeri de olağanüstü yüksek maliyetlerle gelebilir. Tam olarak ihtiyacınız olan şey için en iyi fiyat-kalite oranını nereden alabileceğinizi anlamak için herhangi bir mekana taahhütte bulunmadan önce her zaman biraz kıyaslama yapmalısınız. Mekanınızda düşünmeniz gereken birkaç önemli şey şunlardır:

• Hangi konaklama seçenekleri sunuyor? Meslektaşlarınız kendi odalarına mı sahip olacak yoksa birini paylaşması mı gerekecek?
• Hangi olanaklar mevcut? Bir mekanın sağlayıp diğerinin sağlayamadığı bir şey var mı?
• Mekan tüm profesyonel ihtiyaçlarınızı karşılıyor mu? Yeterli bir konferans salonu sunuyor mu? Bir görüşmeye atlaması gerekebilecek iş arkadaşları için ayrı çalışma alanları var mı? Grupların beyin fırtınası oturumları yapması için masalar veya beyaz tahtalar var mı?
• Ulaşmak ne kadar zor? Uçuşlar gibi maliyetli ulaşımları organize etmeniz mi gerekecek yoksa tüm ekip için bir otobüs yeterli mi?
• Hangi yemek seçenekleri sunuluyor? Olayların bu tarafı ne kadar iyi değerlendiriliyor? Mekan ne tür içecek seçenekleri sunuyor?

Bunlar, geri çekilme planlayıcılarının bir mekan seçmeden önce kendilerine sormaları gereken birçok sorudan sadece birkaçı.

Bu etkinliği planladığınız yılın zamanı

İster inanın ister inanmayın, bu gerçekten büyük bir fark yaratıyor. Örneğin yaz ayları birkaç nedenden dolayı özellikle zor bir zaman olabilir – en azından June, temmuz ve ağustos turizm sezonunun zirvesini temsil eder.

Bu iki şey demektir. Birincisi, bu, meslektaşlarınızın veya çalışanlarınızın muhtemelen o aylarda kendi tatillerini ayarlamış olacağı ve herkes için uygun bir zaman bulmanın zor olacağı anlamına gelir. İkinci olarak, tatil amaçlı seyahat edenlerin yoğun talebi nedeniyle fiyatlar fırlayacak.

Bu nedenle Nisan, Mayıs, Eylül ve Ekim aylarının sizin için en iyi sonucu vermesi muhtemeldir. Turizm için düşük sezon olduğu göz önüne alındığında, muhtemelen daha heyecan verici ve uygun maliyetli konaklama ve ulaşım seçenekleri bulabileceksiniz. Dahası, meslektaşlarınız muhtemelen daha müsait olacaklar – çocuklar okulda olacak ve çoğu insan büyük tatillerini yaz ve kış tatillerinde planlamış olacak.

Katılmayı beklediğiniz kişi sayısı

Geri çekilme planınızı yaparken, kaç kişinin önceden katılacağını anlamak, maliyet sonucunuzu belirleyecektir. Doğal olarak, olay ne kadar büyükse, o kadar maliyetli olacaktır. Ancak bazen daha büyük gruplar ve daha fazla ekip üyesi planlamak, sağlayıcılarınızdan paketler ve indirimler alabileceğiniz anlamına gelir.

Tabii ki, bu etkinlikleri düzenleme şekliniz ve kimlerin katıldığı büyük ölçüde şirket kültürünüze bağlıdır. Bazı şirketler, yılda bir kez tüm ekip için tek seferlik, her şeyi kapsayan süper bir kaçamak yapmayı tercih eder. Diğerleri, şirket çapında 1 günlük bir etkinlik düzenleyerek ve ardından departmanlara daha samimi ekip bağları için bir araya gelme fırsatı vererek karıştırmayı ve eşleştirmeyi tercih ediyor.

Ne tür bir etkinlik düzenliyor olursanız olun, büyüklüğü ve kapsamı anlamak, ne kadar büyük bir bütçeye ihtiyacınız olacağını belirlemenin ilk adımıdır. Bu, nereye gidebileceğiniz ve ne tür bir mekan kiralayabileceğiniz gibi diğer tüm kararlarınızın temelini oluşturacaktır.

Çeşitli nakliye maliyetleri

Özellikle uzak ekipler söz konusu olduğunda, yüz yüze etkinlikleri planlarken ulaşım gerçekten önemli bir maliyettir. İşgücünün giderek daha fazla dağıtılması ve hibrit veya uzaktan çalışma daha normal hale gelmesiyle birlikte, aynı anda birkaç kişi için seyahat ve ulaşım düzenlemeniz gerekecek.

Bu aynı zamanda bağımsız merkezlerde yerleşik şirketler için de geçerlidir. Tüm şirketiniz New York’taysa ve ekibinizi Colorado’da vahşi bir inzivaya götürmek istiyorsanız – tahmin ettiniz, ulaşım (ve yukarıda bahsettiğimiz gibi konaklama) için ödeme yapmanız gerekecek.

Kendi araştırmamıza göre, inziva veya etkinlik planlayıcılarının %68’i, bu tür etkinlikleri düzenlerken en çok yardıma ihtiyaç duydukları şeyin ulaşım ve konaklama olduğunu iddia ediyor. Bu özellikle grup rezervasyonları ve son dakika değişiklikleri veya iptalleri ile ilgilidir. Tüm bunların bütçeniz üzerinde önemli etkileri olabilir.

Organizasyonel baş ağrılarından kaçınmak için, planlama sürecini daha sorunsuz hale getirmenize yardımcı olabilecek bir seyahat yönetimi şirketi ile çalışmayı düşünebilirsiniz. Örneğin, organizatörlerin etkinlik katılımcılarını yönetmesine, etkinlik ayrıntılarını vurgulamasına ve evet, ulaşım ve konaklama için rezervasyon yapıp yönetmesine yardımcı olan TravelPerk Etkinlikleri’ni başlattık. Bu araç ayrıca kullanıcılara, herhangi bir rezervasyonda değişiklik veya iptal yapabilmenizi ve yine de paranızı geri alabilmenizi sağlayan bir hizmet olan FlexiPerk’e erişim sağlar.

Takım oluşturma aktiviteleri (ve onları ne kadar harika yapmak istiyorsunuz)

Bu tür organizasyonların düzenlenmesindeki ana etkenlerden birinin ekiplere bağ kurma ve birbirlerini tanıma fırsatı vermek olduğunu unutmayın. Bunun gibi geri çekilmeler, herhangi bir işletmeye sayısız fayda sağlar, ancak çalışanın aidiyet duygusunu artırmada, ekip üyelerini motive etmede, yaratıcılığı harekete geçirmede ve şirket kültürünü güçlendirmede özellikle yararlıdır. Takım oluşturma etkinliklerinin devreye girdiği yer burasıdır.

Elbette, ücretsiz olarak yürütebileceğiniz bu bağlanma etkinliklerinden birkaçı var. Kesinlikle hiçbir finansal yatırım yapmadan bir yumurta bırakma, çöpçü avı veya insan düğümü yapabilirsiniz. Ve bu aktiviteler harika – ama bu aktivitelere biraz “vay faktörü” eklemek istiyorsanız, o zaman muhtemelen onlar için ödeme yapmanız gerekecek. Yelkenle geçen bir gün, bir kokteyl hazırlama dersi, bir kaçış odası, bir karaoke gecesi, bir tema parkında bir gün… Ekibinizin seveceği tüm aktiviteler, ancak bunun için bütçenizin büyük bir kısmı gerekir.

Bütçe planlamanızda bunları doğru bir şekilde hesaba katabilmeniz için bu faaliyetlerin ana hatlarını önceden belirlemek önemlidir. Barbados’ta muhteşem bir otele savurganlık yapıp sonra unutulmaz bir aktivite için paranız kalmamasını istemezsiniz!

tavuğu unutma

Herhangi bir şirketin geri çekilmesinin alt satırı, çalışanlarınız için olmasıdır. Swag, bu listedeki en önemli şey gibi görünmese de, kesinlikle insanların zevk aldığı ve takdir ettiği bir avantajdır. Yeniden kullanılabilir bir su şişesi, bir defter veya şirket logonuzla süslenmiş küçük bir spor çantası gibi küçük bir şey, insanların hem gurur duymaları hem de kuruluşunuza aidiyet hissetmeleri için çok basit bir yoldur.

Tabii bunun da bütçeye yansımaları var. Swag üretimi söz konusu olduğunda, toplu sipariş genellikle daha ekonomik bir yol olabilir. Her bir şirket etkinliği için geçici değişiklikler yapabilmeniz harika, ancak bu mümkün değilse, tüm yıl boyunca ileriyi düşünün ve hangi etkinliklerin geleceğini görün. Bu şekilde, neye ihtiyacınız olacağını planlayabilir ve daha büyük miktarlarda sipariş vererek daha cazip bir fiyat elde edebilirsiniz.